Pflichtangaben in e-Mails

Schon immer war gesetzlich geregelt, welche Angaben in den Geschäftsbriefen eines Unternehmens Pflicht sind. Seit dem 01.01.2007 gelten diese Regelungen auch für e-Mails. Das ergibt sich aus einem unscheinbaren Einschub („gleichviel welcher Form"), den der Gesetzgeber weitgehend unbemerkt in die einschlägigen Vorschriften eingefügt hat. Diese Regelungen nicht zu beachten, kann schmerzhafte Folgen haben [welche?].

Welche Angaben Sie machen müssen, hängt von der Rechtsform ab, in der Sie Ihr Unternehmen betreiben:

Einzelunternehmen ohne Handelsgewerbe,
Kaufmännisches Einzelunternehmen,
Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (GBR),
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH),
Offene Handelsgesellschaft (OHG),
Kommanditgesellschaft (KG, auch GmbH & Co. KG),
Aktiengesellschaft (AG),
Partnerschaftsgesellschaft (PartG),
Limited Company (Ltd.).

Die Antworten auf besonders häufige Fragen finden Sie hier.

Einzelunternehmen ohne Handelsgewerbe - falls nicht in Wahrheit ein kaufmännisches Unternehmen vorliegt (sobald ein Unternehmer in nicht ganz geringem Umfang ein Gewerbe betreibt, wird er automatisch und zwingend als Kaufmann behandelt), falls also wirklich ein nicht gewerbliches Einzelunternehmen vorliegt:

Bürgerlicher Name des Unternehmensinhabers (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname),

Beispiel für die Pflichtangaben eines nicht kaufmännischen Einzelunternehmers:

Otto Normalunternehmer

Kaufmann oder sonstiges Einzelunternehmen mit Handelsregistereintrag - wer einen nicht ganz geringfügigen Gewerbebetrieb führt, der ist "Kaufmann" und muß sich im Handelsregister eintragen lassen. Für den Kaufmann sind folgende Angaben Pflicht:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister (das ist meist der bürgerliche Name des Unternehmensinhabers, zulässig ist aber auch eine Phantasiebezeichnung wie „Drachen-Apotheke" oder „Restaurant zur Linde" - der bürgerliche Name des Unternehmensinhabers muß dann nicht preisgegeben werden),
Rechtsformzusatz ("eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau", "e.K.", "eK", "e.Kfm." oder "e.Kfr."),
Ort der Niederlassung (das ist die Hausanschrift, kein Postfach),
Amtsgericht, in dessen Handelsregister das Unternehmen eingetragen ist (für jeden nicht ganz geringfügigen Gewerbebetrieb ist die Eintragung Pflicht),
Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist (Registernummer),

Beispiel für die Pflichtangaben eines Einzelkaufmanns:

    Otto Normalunternehmer e.K.
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, HRA 12345

oder:

    Phantasiefirma e.K.
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, HRA 12345

Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (GBR) - falls nicht in Wahrheit eine OHG vorliegt (sobald die vermeintliche GBR in nicht ganz geringem Umfang ein Gewerbe betreibt, handelt es sich automatisch und zwingend um eine Offene Handelsgesellschaft), falls also wirklich eine GBR vorliegt:

Name der Gesellschaft,
Namen sämtlicher Gesellschafter (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname),
die ladungsfähige Anschrift (das ist die Hausanschrift, kein Postfach!),

Beispiel für die Pflichtangaben einer GBR:

    Normalunternehmer & Mustermann GBR
    Otto Normalunternehmer, Anna Mustermann
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH):

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister,
Rechtsform („Gesellschaft mit beschränkter Haftung" bzw. „GmbH"),
Ort der Niederlassung (das ist die Hausanschrift, kein Postfach),
Amtsgericht, in dessen Handelsregister die Gesellschaft eingetragen ist,
Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,
die Namen aller Geschäftsführer (Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname),

Beispiel für die Pflichtangaben einer GmbH:

    Gute Gesellschaft mbH
    Gesellschaft mit beschränkter Haftung
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, HRB 12345
    Geschäftsführer: Otto Normalunternehmer, Anna Mustermann

GmbH mit Aufsichtsrat:

Angaben wie für jede GmbH

zusätzlich der Name des Aufsichtsratsvorsitzenden (Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname).

Beispiel für eine GmbH mit Aufsichtsrat:

    Gute Gesellschaft mbH
    Gesellschaft mit beschränkter Haftung
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, HRB 12345
    Geschäftsführer: Otto Normalunternehmer, Anna Mustermann,
    Vorsitzender des Aufsichtsrats: Rainer Thor

Offene Handelsgesellschaft (OHG) - wie bei einem Einzelkaufmann, nur eben mit dem entsprechenden Rechtsformzusatz:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister,
Rechtsform („Offene Handelsgesellschaft" oder „OHG"),
Ort der Niederlassung (Hausanschrift, kein Postfach),
Amtsgericht, in dessen Handelsregister die Gesellschaft eingetragen ist,
Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,

Beispiel für die Pflichtangaben einer OHG:

    Gute Gesellschaft OHG
    Offene Handelsgesellschaft
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, HRA 12345

Kommanditgesellschaft (KG), auch GmbH & Co. KG - wie bei einer OHG, nur eben mit dem entsprechenden Rechtsformzusatz; und wenn einer der Komplementäre (so heißen die unbeschränkt „persönlich" haftenden Gesellschafter im Gegensatz zu den Kommanditisten, die nur mit ihrer Einlage haften) selbst eine Gesellschaft ist (so bei der GmbH & Co. KG), dann müssen zusätzlich die Angaben gemacht werden, die die Komplementär-Gesellschaft (bei einer GmbH & Co. KG also die GmbH) in ihren Geschäftsbriefen machen müßte:

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister,
Rechtsform („Kommanditgesellschaft" bzw. „KG"),
Ort der Niederlassung (Hausanschrift, kein Postfach),
Amtsgericht, in dessen Handelsregister die Gesellschaft eingetragen ist,
Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,
ggf. Angaben zur Komplementär-Gesellschaft: Firmenbezeichnung, Rechtsform, Registergericht, Registernummer und die Namen sämtlicher Geschäftsführer,

Beispiel für die Pflichtangaben einer KG (hier einer GmbH & Co. KG):

    Gute Gesellschaft GmbH & Co. KG
    Kommanditgesellschaft
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, HRA 12345
    Persönlich haftender Gesellschafter:

    Gute Beteiligungsgesellschaft mbH,
    Registergericht: Amtsgericht Beispielstadt, HRB 98765,
    Geschäftsführer: Otto Normalunternehmer

Aktiengesellschaft (AG):

Firmenbezeichnung wie im Handelsregister,
Rechtsform („Aktiengesellschaft" bzw. „AG"),
Ort der Niederlassung (Hausanschrift, kein Postfach),
Amtsgericht, in dessen Handelsregister die Gesellschaft eingetragen ist,
Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist,
die Namen aller Vorstandsmitglieder (Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname),
der Name des Aufsichtsratsvorsitzenden (Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname),

Beispiel für die Pflichtangaben einer AG:

    Phantasiefirma AG
    Aktiengesellschaft
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, HRB 12345
    Vorstand: Otto Normalunternehmer (Vorsitzender), Anna Mustermann,
    Vorsitzender des Aufsichtsrats: Rainer Thor

Partnerschaftsgesellschaft (PartG):

Name der Gesellschaft,
Rechtsform („Partnerschaftsgesellschaft" bzw. „PartG"),
Ort der Niederlassung (Hausanschrift, kein Postfach),
Amtsgericht, in dessen Partnerschaftsregister die Gesellschaft eingetragen ist,
Nummer, unter der die Gesellschaft im Partnerschaftsregister eingetragen ist,

Beispiel für die Pflichtangaben einer PartG:

    Mustermann & Partner
    Partnerschaftsgesellschaft
    Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, PR 12345

Limited Company (Ltd.): Für ausländische Gesellschaften passen die deutschen Gesetze nur teilweise. Trotzdem müssen alle in Deutschland tätigen Unternehmen Pflichtangaben machen. Nicht ganz klar ist, welche Angaben das genau sind. Am sichersten dürfte es sein, folgende Angaben zu machen:

Name der Gesellschaft wie im (ausländischen) Handelsregister,
Rechtsform („Private Limited Company by Shares nach Britischem Recht" o.ä.),
Ort der Hauptniederlassung im Ausland (Hausanschrift, kein Postfach),
Gericht oder Behörde, bei dem/der die Gesellschaft eingetragen ist, zumindest die Gemeinde bzw. der Bundesstaat,
Nummer, unter der die Gesellschaft im Register eingetragen ist,
ggf. Ort der deutschen Zweigniederlassung (Hausanschrift, kein Postfach),
Amtsgericht, in dessen Handelsregister die deutsche Zweigniederlassung eingetragen ist,
Nummer, unter der die deutsche Zweigniederlassung im Handelsregister eingetragen ist,
die Namen aller Geschäftsführer (directors - Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname).

Beispiel für die Pflichtangaben einer Limited:

    Phantasy Ltd.
    Limited Company nach Britischem Recht
    1 Kings Road, GB - Sampletown A1B9YZ
    Registriert in England u. Wales, Company No. 987654
    Director: Otto Normalunternehmer

ggf. zusätzlich:

    Zweigniederlassung Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
    Amtsgericht Beispielstadt, HRB 12345

Risiken bei Nichtbeachtung

Wer in seinen Geschäftsbriefen (einschließlich e-Mails) die genannten Angaben nicht macht, der riskiert zweierlei:

Erstens kann das zuständige Registergericht Zwangsgelder von bis zu 5.000 Euro verhängen (§ 37a Abs. 4 HGB).

Zweitens liegt in der Versendung unvollständiger Geschäftsbriefe möglicherweise ein unlauterer Wettbewerb; man riskiert also, daß Konkurrenten oder Verbände mit Abmahnungen und Unterlassungsklagen reagieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muß es nicht "GbR" und "oHG" heißen ("Gesellschaft bürgerlichen Rechts" bzw. "offene Handelsgesellschaft")?
Ich meine, nein. Die Adjektive sind in diesen Fällen Bestandteile von zusammengesetzten Eigennamen. Das Gesetz ist da aber großzügig ;-)

Muß die Rechtsform auch dann extra angegeben werden, wenn sie sich schon aus der Firmenbezeichnung ergibt?
Ja, diese Frage ist allerdings umstritten. Die herrschende Meinung wird begründet mit der europaweiten Vergleichbarkeit.

Genügt es, wenn die Pflichtangaben in einem Anhang zur e-Mail enthalten sind (z.B. V-Card)?
Nein. Die Angaben müssen laut Gesetz "auf" dem Geschäftsbrief angegeben werden, nicht "mit". Außerdem würde das Auslagern der Pflichtangaben in einen Anhang auch dem Gesetzeszweck widersprechen, denn nicht nicht jeder e-Mail-Empfänger kann solche Anhänge öffnen.

Wo steht das alles?
Für Einzelkaufleute in § 37a HGB,
für die OHG und die KG in § 125a HGB,
für die GmbH und die Limited in § 35a GmbHG,
für die AG in § 80 AktG,
für die Genossenschaft in § 25a GenG,
für die Partnerschaftsgesellschaft in § 7 PartGG,
für die Europäische Gesellschaft in § 43 SEAG,
für die Europäische Genossenschaft in § 25 SCEAG.

Was soll das Ganze?
Das weiß ich auch nicht. An den Bedürfnissen der Praxis hat der Gesetzgeber wie so oft vorbeireguliert: keine Angaben zum Absender sind erforderlich in e-Mails ohne "bestimmten Empfänger", die einen geschäftlichen Kontakt erst herstellen sollen - also bei SPAM.

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Jochim C. Schiller